FAQ

Foire Aux Questions

Il n’y a que 3 informations à avoir pour créer un compte Artizen :

  • une adresse email ;
  • un mot de passe ;
  • un numéro de téléphone de contact.

 

De manière facultative, vous pourrez également renseigner votre numéro SIREN (sans aucune obligation) grâce auquel nous retrouverons automatiquement les informations de votre entreprise. Celles-ci permettront de remplir directement toutes les informations légales de votre entreprise sur vos devis et factures.

La période d’essai gratuite dure 30 jours à compter de la validation de votre inscription. Par exemple, si vous vous inscrivez le 10 janvier 2021, vous aurez jusqu’au 10 Février 2021 minuit pour profiter de toutes les fonctionnalités sans restriction.

A cette date, Artizen vous proposera de vous abonner. Vous aurez alors à rentrer vos informations bancaires (IBAN et code BIC) et accepter un mandat de prélèvement. Vous pourrez ensuite poursuivre votre utilisation d’Artizen. 

Pour changer d’abonnement, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet profil et de cliquer sur le bouton « changer d’abonnement ». Vous serez alors redirigé vers notre service client via le chat et il vous suffira de demander à changer d’abonnement sur le chat. Notre service client effectuera les changements nécessaires.

Tout à fait. Il vous suffit de vous rendre dans votre profil et de cliquer sur « créer un sous-compte ». Vous aurez besoin d’une adresse mail (différente de celle du compte patron), d’un mot de passe, d’un nom et prénom et d’un numéro de téléphone (qui peut être le même que le compte patron) pour créer un sous-compte.

Depuis l’application, vous pouvez facilement accéder aux comptes de vos salariés.

Depuis l’interface web, vous pouvez visualiser toutes les interventions de vos salariés, rentrer dans leurs fiches d’intervention, gérer directement les devis et les factures.

La facture d’avoir est une facture qui permet de modifier (à la hausse ou à la baisse) ou de supprimer une facture qui a déjà été validée. En effet, une fois la facture originale émise, elle ne peut plus être modifiée ou supprimée. Pour modifier ou supprimer une facture originale, il faut donc émettre une nouvelle facture appelée facture d’avoir. Cela implique :

        Qu’une facture d’avoir est toujours liée à une facture validée car elle vient la modifier ou la supprimer. Sur Artizen, c’est très simple, je retrouve ma facture envoyée au client dans la fiche d’intervention et je la modifie pour créer ma facture d’avoir.

        La facture d’avoir prend un numéro spécifique (nomenclature propre aux factures d’avoir) pour ne pas avoir de saut de facture.

Non. Les informations de l’entreprise ne sont modifiables que depuis le compte « patron ». En dehors de cela, les informations et fonctionnalités sont les mêmes.

Oui, vous pouvez modifier vos informations de rendez-vous à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur la fiche d’intervention puis de cliquer sur n’importe quel champ (le nom, prénom, l’adresse etc.) pour accéder à l’espace de modification des informations. Une fois vos changements effectués, il vous suffit de cliquer sur « enregistrer les modifications ». La fiche d’intervention est à jour.

Oui. Il vous suffit de cocher la case « note personnelle » dans la création d’intervention, de remplir le champ libre de texte et de sélectionner le créneau horaire correspondant. Une fois validées, les plages horaires personnelles apparaissent en bleu foncé dans votre agenda.

La suppression des factures n’est pas possible car notre logiciel respecte la législation en vigueur. Les factures doivent respecter une logique chronologique sans qu’il y ait de trou dans cette chronologie.

 

Mais pas de panique, nous avons tout prévu ! Vous pouvez rédiger une facture d’avoir qui permet soit d’annuler totalement la facture, soit de la modifier et cela en trois clics. 

Oui, vous pouvez modifier vos informations de rendez-vous à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur la fiche d’intervention puis de cliquer sur n’importe quel champ (le nom, prénom, l’adresse etc.) pour accéder à l’espace de modification des informations. Une fois vos changements effectués, il vous suffit de cliquer sur « enregistrer les modifications ». La fiche d’intervention est à jour. Sur ordinateur, il vous suffit de cliquer sur le logo de modification (carré bleu avec un crayon blanc) puis d’enregistrer vos modifications.

Oui les factures respectent : 

  • Le formalisme nécessaire en mentionnant les informations obligatoires (dates, coordonnées client, numéro de TVA etc.)
  • La chronologie (pas de sauts de factures) qui permet de retracer la comptabilité sur une période donnée. De plus, elles peuvent être envoyées aux comptables ou à l’administration fiscale.

Les données que vous divulguez sur Artizen ne sont pas transmises à des tiers hormis nos prestataires qui servent à vous fournir le service Artizen. Ces relations sont encadrées contractuellement et respectent toute la legislation RGPD.

Chez Artizen, nous nous engageons à ne pas exploiter vos données dans un but lucratif.

Le service client est accessible par plusieurs moyens :

– Via le numéro de téléphone renseigné sur le menu du site

– Via le chat présent sur tous les écrans du site

– Via Whatsapp si vous êtes connectés à l’application

Ce service client est bien sûr totalement gratuit. 

Ils ont accès à toutes les informations relatives à leurs interventions, peuvent interagir facilement avec le client et récolter des informations de gestion de l’intervention (heure de début et fin du chantier, photos, notes concernant l’intervention).

Si vous les y autorisez (dans votre espace profil, dans « mes options » puis « compte salarié »), ils peuvent avoir accès au catalogue de prestations, préparer les devis et les factures et les envoyer aux clients. Ils ne pourront pas faire de modifications concernant les informations de l’entreprise, ni supprimer des éléments du catalogue.

Vous pouvez donner 3 statuts à vos devis :

  • Accepté par le client
  • En attente
  • Abandonné

Vous pouvez retrouver et trier les devis dans « mes devis ». Il vous suffit de sélectionner les devis entre deux dates d’émission et de sélectionner un filtre (par exemple : en attente). Vous retrouvez alors tous les devis émis entre ces deux dates et qui n’ont pas encore été validés par vos clients. Vous pouvez les relancer facilement en visualisant les devis et en utilisant le bouton « renvoyer le devis au client ».

Toutes les factures réglées par espèce ou carte bancaire sont enregistrées comme « payées » car vous avez la certitude d’avoir touché l’argent.

En revanche, les factures réglées par chèque, virement bancaire ou non-renseignée sont enregistrées comme « non-payées ». Vous pourrez changer ce statut lorsque vous constaterez le paiement effectif sur votre compte bancaire. Vous pourrez alors cocher la case payée et le statut sera modifié.

Toutes les factures réglées par espèce ou carte bancaire sont enregistrées comme « payées » car vous avez la certitude d’avoir touché l’argent.

En revanche, les factures réglées par chèque, virement bancaire ou autre sont enregistrées comme « non-payées ». Vous pourrez changer ce statut lorsque vous constaterez le paiement effectif sur votre compte bancaire. Vous pourrez alors cocher la case payée et le statut sera modifié.

Si vous avez rempli l’adresse mail de votre comptable dans votre espace profil, votre comptable recevra chaque mois :

  • Toutes les factures clients qui ont été rédigées sur Artizen
  • Toutes les factures fournisseurs et notes de frais qui ont été scannées sur Artizen
  • Un fichier excel contenant le détail des factures pour faciliter l’intégration dans son système de comptabilité

Vous serez aussi destinataire de ce mail pour avoir chaque mois accès à ces informations.

Si votre devis est validé par votre client, bravo ! Il vous suffit de retourner sur l’intervention et de transformer le devis en facture avec le bouton correspondant en 1 clic.

Bien sûr ! Lors de la phase d’inscription, Artizen prend connaissance de votre statut pour configurer votre espace. La mention de l’article 293B du CGI sur l’exonération de TVA apparaitra sur toutes vos factures si vous cochez la case « autoentrepreneur » dans votre profil.

Oui, tous les supports sont interconnectés. Toutes les modifications que vous faites sur un des supports (smartphone, tablette, ordinateur) sont directement mises à jour sur les autres.

Les modifications faites par vos salariés dans leurs compte-salariés sont immédiatement consultables dans le compte patron. Vous pouvez ainsi visualiser les photos en direct ou voir la note laissée par votre salarié dans la fiche d’intervention.

Oui tout à fait. Il vous suffit de pouvoir le justifier d’une raison valable. L’essai d’un nouveau logiciel de devis et facturation est une justification légitime et suffisante aux yeux de l’administration. Il vous suffira de le notifier à votre comptable lorsque vous lui transmettrez vos factures.

Vous avez la possibilité de donner un titre à chacune de vos interventions et ainsi suivre les différentes étapes de votre chantier.

Prenons un exemple : vous passez chez un client pour faire un devis. Vous créez donc une fiche d’intervention dans votre agenda pour cela. Quelques jours après, votre client valide ce devis, vous reprenez donc RDV avec lui pour effectuer le chantier. Vous pouvez bloquer un nouveau créneau dans votre agenda pour cela en renseignant simplement le titre de l’intervention. Nous importerons alors toutes les informations de contact et les anciens devis liés à votre intervention. Vous n’aurez plus qu’à effectuer le chantier et transformer le devis en facture en 1 clic.