FAQ artisans indépendants et TPE du bâtiment

Sur Artizen, vous avez le choix :

Soit vous réalisez un devis ou facture directement sur une intervention. Ainsi, pour éditer un devis ou une facture, il vous suffit de créer une fiche d’intervention depuis l’agenda et de vous rendre dans l’onglet ‘Devis’ ou ‘Facture’ de la fiche d’intervention.

Soit vous pouvez aller directement dans l’onglet « Mes factures » et cliquez sur le bouton en haut à droite « Créer une nouvelle facture », ou allez dans l’onglet « Mes devis » et cliquez sur le bouton « Créer un nouveau devis » en haut à droite pour éditer un document. Notez qu’en utilisant cette méthode, vos documents ne seront plus liés à une intervention.

Vous retrouverez l’ensemble de vos factures finalisées dans l’onglet ‘Mes factures’ de l’outil et l’ensemble de vos devis dans l’onglet ‘Mes devis’.

Le modèle des devis et factures d’Artizen se veut simple et efficace. Il vous est possible de personnaliser vos documents via votre onglet Profil => Mes options :

• En modifiant le modèle de devis et factures. Artizen en possède trois.
• En y ajoutant le logo de votre entreprise ;
• En modifiant les mentions ajoutées aux devis et factures. Certains clients ajoutent même leurs conditions générales de ventes (CGV) dans leurs factures.

Oui les factures respectent : 

• Le formalisme nécessaire en mentionnant les informations obligatoires (dates, coordonnées client, numéro de TVA etc.) ;
• La chronologie (pas de sauts de factures) qui permet de retracer la comptabilité sur une période donnée. De plus, elles peuvent être envoyées aux comptables ou à l’administration fiscale.

Oui tout à fait. Il vous suffit de pouvoir le justifier d’une raison valable. L’essai d’un nouveau logiciel de devis et facturation est une justification légitime et suffisante aux yeux de l’administration. Il vous suffira de le notifier à votre comptable lorsque vous lui transmettrez vos factures.

La suppression des factures n’est pas possible car notre logiciel respecte la législation en vigueur. Les factures doivent respecter une logique chronologique sans qu’il y ait de trou dans cette chronologie.

Mais pas de panique, nous avons tout prévu ! Vous pouvez rédiger une facture d’avoir qui permet soit d’annuler totalement la facture, soit de la modifier et cela en trois clics.

Par ailleurs, pour éviter cela, il vous suffit d’utiliser les factures provisoires (que vous pouvez partager avec votre client) avant un envoi définitif.

La facture d’avoir est une facture qui permet de modifier (à la hausse ou à la baisse) ou de supprimer une facture qui a déjà été validée. En effet, une fois la facture originale émise, elle ne peut plus être modifiée ou supprimée. Pour modifier ou supprimer une facture originale, il faut donc émettre une nouvelle facture appelée facture d’avoir. Cela implique :

• Qu’une facture d’avoir est toujours liée à une facture validée car elle vient la modifier ou la supprimer. Sur Artizen, c’est très simple, je retrouve ma facture envoyée au client dans la fiche d’intervention et je la modifie pour créer ma facture d’avoir.
• La facture d’avoir prend un numéro spécifique (nomenclature propre aux factures d’avoir) pour ne pas avoir de saut de facture.

Vous pouvez donner 3 statuts à vos devis :

• Accepté par le client
• En attente
• Abandonné

Vous pouvez retrouver et trier les devis dans « mes devis ». Il vous suffit de sélectionner les devis entre deux dates d’émission et de sélectionner un filtre (par exemple : en attente). Vous retrouvez alors tous les devis émis entre ces deux dates et qui n’ont pas encore été validés par vos clients. Vous pouvez les relancer facilement en visualisant les devis et en utilisant le bouton « renvoyer le devis au client ».

Ensuite, vous disposez d’une option de tri complète et personnalisable pour vos devis. Vous pouvez régler l’affichage en cliquant en haut à gauche sur l’outil de tri. Il permet de choisir les informations à afficher, telles que la date du dernier envoi par mail au client, le montant total, le nom du client de facturation, et bien d’autres.

Concernant les factures, vous pouvez donner 3 statuts à vos devis :

• Payée
• Impayée

Vous pouvez retrouver et trier les factures dans « mes factures». Il vous suffit de sélectionner les factures entre deux dates d’émission et de sélectionner un filtre. Vous retrouverez alors toutes les factures émises entre ces deux dates. Pour les factures impayées, vous pouvez facilement les relancer en sélectionnant les factures via le bouton en forme de cercle, puis en choisissant « Relancer les factures sélectionnées ».

Ensuite, vous disposez d’une option de tri complète et personnalisable pour vos factures. Vous pouvez régler l’affichage en cliquant en haut à gauche sur l’outil de tri. Il permet de choisir les informations à afficher, telles que la date du dernier envoi par mail au client, le montant total, le nom du client de facturation, et bien d’autres. 
De même, en cliquant en bas à gauche sur « Types de factures », vous pouvez sélectionner afin d’ afficher ou non les factures d’acomptes, les factures d’avoirs, ou les deux.

Toutes les factures réglées par espèce ou carte bancaire sont enregistrées comme « payées » car vous avez la certitude d’avoir touché l’argent.

En revanche, les factures réglées par chèque, virement bancaire ou non-renseignée sont enregistrées comme « non-payées ». Vous pourrez changer ce statut lorsque vous constaterez le paiement effectif sur votre compte bancaire. Vous pourrez alors cocher la case payée et le statut sera modifié.