FAQ artisans indépendants et TPE du bâtiment

Foire Aux Questions

Mon compte Artizen

Il n’y a que 3 informations à avoir pour créer un compte Artizen :

  • une adresse email ;
  • un mot de passe ;
  • un numéro de téléphone de contact.

De manière facultative, vous pourrez également renseigner votre numéro SIREN grâce auquel nous retrouverons automatiquement les informations de votre entreprise. Celles-ci permettront de remplir directement toutes les informations légales de votre entreprise sur vos devis et factures.

La période d’essai gratuite dure 30 jours à compter de la validation de votre inscription. Par exemple, si vous vous inscrivez le 10 janvier 2021, vous aurez jusqu’au 10 Février 2021 minuit pour profiter de toutes les fonctionnalités sans restriction.

A cette date, Artizen vous proposera de vous abonner. Vous aurez alors à rentrer vos informations bancaires (IBAN et code BIC) et accepter un mandat de prélèvement. Vous pourrez ensuite poursuivre votre utilisation d’Artizen. 

Durant toute votre période d’essai, vous bénéficiez gratuitement du Service Après Vente (SAV) et des éventuelles mises à jour. 

Pour n’importe quelle question au sujet de votre abonnement Artizen ou de son utilisation, vous avez à votre disposition un service client gratuit et illimité. Vous pouvez le contacter par différents moyens :

  • Le bouton chat qui est en bas à droite sur toutes les pages du site d’Artizen ;
  • Via le bouton SAV directement installé sur l’application Artizen. Il ouvrira alors une conversation WhatsApp avec notre équipe, ce qui nous permettra d’être très réactif dans le traitement de votre demande ;
  • Par téléphone au numéro indiqué sur notre site internet (06 28 94 78 65) ;
  • Sur les différents réseaux sociaux (Linkedin, Facebook ou Instagram) avec le nom ‘Artizen Officiel’ ;
  • Par mail à contact@arti-zen.fr.

Le service est ouvert de 8h30 à 18h30 tous les jours pour répondre à vos questions et vous guider sur Artizen.

Artizen fonctionne avec un système d’abonnement :

  • 35€ HT/ mois pour un compte seul ou un compte patron avec un engagement 1 an (50€ HT/ mois sans engagement) ;
  • 12€ pour un compte salarié sans engagement.

Contrairement à beaucoup d’autres solutions, l’ensemble des mises à jour et du SAV sont compris dans cet abonnement. Il n’y a pas de surcout pour solliciter le SAV d’Artizen

Les données que vous renseignez sur Artizen ne sont pas transmises à des tiers hormis nos prestataires qui servent à vous fournir le service Artizen. Ces relations sont encadrées contractuellement et respectent toute la législation RGPD.
Chez Artizen, nous nous engageons à ne pas exploiter vos données dans un but lucratif.

Si vous avez rempli l’adresse mail de votre comptable dans votre espace profil (« Mes options » > « Envoi automatique au comptable »), votre comptable recevra automatiquement chaque mois :

  • Toutes les factures clients qui ont été rédigées sur Artizen ;
  • Toutes les factures fournisseurs et notes de frais qui ont été scannées sur Artizen ;
  • Un fichier Excel contenant le détail des factures pour faciliter l’intégration dans son système de comptabilité.

Vous serez aussi destinataire de ce mail pour avoir chaque mois accès à ces informations.

Oui, tous les supports sont interconnectés. Toutes les modifications que vous faites sur un des supports (smartphone, tablette, ordinateur) sont directement mises à jour sur les autres.

Les modifications faites par vos salariés dans leurs compte-salariés sont immédiatement consultables dans le compte patron. Vous pouvez ainsi visualiser les photos en direct ou voir la note laissée par votre salarié dans la fiche d’intervention.

Tout à fait. Il vous suffit de vous rendre dans votre profil (dans « Mes options ») et de cliquer sur « créer un compte salarié». Vous aurez besoin d’une adresse mail (différente de celle du compte patron), d’un mot de passe, d’un nom et prénom et d’un numéro de téléphone (qui peut être le même que le compte patron) pour créer un compte salarié.

Depuis l’application, vous pouvez facilement accéder aux comptes de vos salariés.

Depuis l’interface web, vous pouvez visualiser toutes les interventions de vos salariés, rentrer dans leurs fiches d’intervention, gérer directement les devis et les factures.

Non. Les informations de l’entreprise ne sont modifiables que depuis le compte « patron ». En dehors de cela, les informations et fonctionnalités sont les mêmes.

Bien sûr ! Lors de la phase d’inscription, Artizen prend connaissance de votre statut pour configurer votre espace. La mention de l’article 293B du CGI sur l’exonération de TVA apparaitra sur toutes vos factures si vous cochez la case « autoentrepreneur » dans votre profil (« Mes options »).

Mon agenda Artizen

La fiche d’intervention Artizen permet de centraliser l’ensemble des informations d’un rendez-vous client à un seul endroit : 

  • Les informations de contact du client ainsi que des photos ou des notes du chantier ;
  • Les devis liés à cette intervention ;
  • Les factures liées à cette intervention.

Donner un titre à une intervention peut être très pratique.

D’abord parce que ce titre vous permet de visualiser directement depuis l’agenda la nature de l’intervention que vous allez réaliser. Ensuite vous allez pouvoir retrouver cette intervention en renseignant son nom dans la barre de recherche de l’agenda. C’est également ce titre qui vous permettra de dupliquer l’intervention pour ne pas avoir à en ressaisir toutes les informations.

Oui !

Il vous suffit de créer une nouvelle intervention, de cliquer sur « Titre de l’intervention » et de sélectionner dans le menu déroulant le nom de l’intervention que vous souhaitez dupliquer. Vous retrouverez dans cette nouvelle fiche d’intervention les notes, les photographies et les fichiers associés à l’intervention d’origine. Vous aurez également accès à l’historique des devis et factures de cette intervention.

Oui !

Il vous suffit de sélectionner l’onglet « Agenda » et de cliquer sur le champ « Rechercher une intervention » si vous utilisez un ordinateur, ou de cliquer sur la loupe si vous utilisez votre téléphone ou votre tablette.

Vous rentrez alors le nom de l’intervention que vous recherchez ou le nom du client en question. Vous pouvez également rechercher une intervention par son adresse. Cette fonction vous permet de retrouver très facilement tous les documents associés à cette intervention (devis, factures, notes et photographies).

Oui !

A ceci près que depuis un téléphone ou une tablette, on ne peut visualiser qu’un seul agenda à la fois. Si vous êtes connecté au compte patron il vous suffit de sélectionner le compte de vos salariés dans l’onglet « Profil » pour visualiser leur emploi du temps. Les comptes salariés ne peuvent visualiser que leur propre agenda.

Oui, vous pouvez modifier vos informations de rendez-vous à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur la fiche d’intervention puis de cliquer sur n’importe quel champ (le nom, prénom, l’adresse etc.) pour accéder à l’espace de modification des informations. Une fois vos changements effectués, il vous suffit de cliquer sur « enregistrer les modifications ». La fiche d’intervention est à jour.

Oui. Il vous suffit de cocher la case « RDV personnel » dans la création d’intervention, de remplir le champ libre de texte et de sélectionner le créneau horaire correspondant. Une fois validées, les plages horaires personnelles apparaissent en bleu foncé dans votre agenda.

Vous avez la possibilité de donner un titre à chacune de vos interventions et ainsi suivre les différentes étapes de votre chantier.
Prenons un exemple : vous passez chez un client pour faire un devis. Vous créez donc une fiche d’intervention dans votre agenda pour cela. Quelques jours après, votre client valide ce devis, vous reprenez donc RDV avec lui pour effectuer le chantier. Vous pouvez bloquer un nouveau créneau dans votre agenda pour cela en renseignant simplement le titre de l’intervention. Nous importerons alors toutes les informations de contact et les anciens devis liés à votre intervention. Vous n’aurez plus qu’à effectuer le chantier et transformer le devis en facture en 1 clic.

Mes devis & factures

Sur Artizen, chaque devis ou facture est lié à une intervention. Ainsi, pour éditer un devis ou une facture, il vous suffit de créer une fiche d’intervention depuis l’agenda et de vous rendre dans l’onglet ‘Devis’ ou ‘Facture’ de la fiche d’intervention.

Vous retrouverez l’ensemble de vos factures finalisées dans l’onglet ‘Mes factures’ de l’outil et l’ensemble de vos devis dans l’onglet ‘Mes devis’.

Le modèle des devis et factures d’Artizen se veut simple et efficace. Il vous est possible de personnaliser vos documents via votre onglet Profil => Mes options :

  • En y ajoutant le logo de votre entreprise ;
  • En modifiant les mentions ajoutées aux devis et factures. Certains clients ajoutent même leurs conditions générales de ventes (CGV) dans leurs factures.

 

Oui les factures respectent : 

  • Le formalisme nécessaire en mentionnant les informations obligatoires (dates, coordonnées client, numéro de TVA etc.) ;
  • La chronologie (pas de sauts de factures) qui permet de retracer la comptabilité sur une période donnée. De plus, elles peuvent être envoyées aux comptables ou à l’administration fiscale.

Oui tout à fait. Il vous suffit de pouvoir le justifier d’une raison valable. L’essai d’un nouveau logiciel de devis et facturation est une justification légitime et suffisante aux yeux de l’administration. Il vous suffira de le notifier à votre comptable lorsque vous lui transmettrez vos factures.

La suppression des factures n’est pas possible car notre logiciel respecte la législation en vigueur. Les factures doivent respecter une logique chronologique sans qu’il y ait de trou dans cette chronologie.

Mais pas de panique, nous avons tout prévu ! Vous pouvez rédiger une facture d’avoir qui permet soit d’annuler totalement la facture, soit de la modifier et cela en trois clics. 

Par ailleurs, pour éviter cela, il vous suffit d’utiliser les factures provisoires (que vous pouvez partager avec votre client) avant un envoi définitif. 

La facture d’avoir est une facture qui permet de modifier (à la hausse ou à la baisse) ou de supprimer une facture qui a déjà été validée. En effet, une fois la facture originale émise, elle ne peut plus être modifiée ou supprimée. Pour modifier ou supprimer une facture originale, il faut donc émettre une nouvelle facture appelée facture d’avoir. Cela implique :

  • Qu’une facture d’avoir est toujours liée à une facture validée car elle vient la modifier ou la supprimer. Sur Artizen, c’est très simple, je retrouve ma facture envoyée au client dans la fiche d’intervention et je la modifie pour créer ma facture d’avoir.
  • La facture d’avoir prend un numéro spécifique (nomenclature propre aux factures d’avoir) pour ne pas avoir de saut de facture.

Vous pouvez donner 3 statuts à vos devis :

  • Accepté par le client
  • En attente
  • Abandonné

Vous pouvez retrouver et trier les devis dans « mes devis ». Il vous suffit de sélectionner les devis entre deux dates d’émission et de sélectionner un filtre (par exemple : en attente). Vous retrouvez alors tous les devis émis entre ces deux dates et qui n’ont pas encore été validés par vos clients. Vous pouvez les relancer facilement en visualisant les devis et en utilisant le bouton « renvoyer le devis au client ».

Toutes les factures réglées par espèce ou carte bancaire sont enregistrées comme « payées » car vous avez la certitude d’avoir touché l’argent.

En revanche, les factures réglées par chèque, virement bancaire ou non-renseignée sont enregistrées comme « non-payées ». Vous pourrez changer ce statut lorsque vous constaterez le paiement effectif sur votre compte bancaire. Vous pourrez alors cocher la case payée et le statut sera modifié.