FAQ artisans indépendants et TPE du bâtiment
Foire Aux Questions
Mon compte Artizen
Quelles informations dois-je avoir pour créer un compte sur Artizen ?
Il n’y a que 3 informations à avoir pour créer un compte Artizen :
- une adresse email ;
- un mot de passe ;
- un numéro de téléphone de contact.
De manière facultative, vous pourrez également renseigner votre numéro SIREN grâce auquel nous retrouverons les informations de votre entreprise. Celles-ci permettront de remplir directement toutes les informations légales de votre entreprise sur vos devis et factures.
Comment puis-je contacter le service client Artizen (SAV) ?
Pour n’importe quelle question au sujet de votre abonnement Artizen ou de son utilisation, vous avez à votre disposition un service client gratuit et illimité. Vous pouvez le contacter par différents moyens :
- Le bouton chat qui est en bas à droite sur toutes les pages du site d’Artizen ;
- Via le bouton SAV disponible sur la solution Artizen en haut à droite. Il vous redirigera directement sur le chat;
- Par téléphone au numéro indiqué sur notre site internet (0184801526) ;
- Sur les différents réseaux sociaux (Linkedin, Facebook ou Instagram) avec le nom ‘Artizen Officiel’ ;
- Par mail à contact@arti-zen.fr.
Le service est ouvert de 9h00 à 18h30 tous les jours pour répondre à vos questions et vous guider sur Artizen.
Quel prix vais-je payer pour utiliser Artizen ?
Artizen fonctionne avec un système d’abonnement :
- 50€ HT/ mois pour un compte seul ou un compte patron avec un engagement 1 an ;
- 12€ HT/ mois pour un compte salarié sans engagement.
Contrairement à beaucoup d’autres solutions, l’ensemble des mises à jour et du SAV sont compris dans cet abonnement. Il n’y a pas de surcout pour solliciter le SAV d’Artizen.
Comment traitez-vous mes données ?
Les données que vous renseignez sur Artizen ne sont pas transmises à des tiers hormis nos prestataires qui servent à vous fournir le service Artizen. Ces relations sont encadrées contractuellement et respectent toute la législation RGPD.
Chez Artizen, nous nous engageons à ne pas exploiter vos données dans un but lucratif.
Est-il possible d'envoyer mes factures directement à mon comptable ?
Si vous avez rempli l’adresse mail de votre comptable dans votre espace profil (« Mes options » > « Envoi automatique au comptable »), votre comptable recevra automatiquement chaque mois :
- Toutes les factures clients qui ont été rédigées sur Artizen ;
- Toutes les factures fournisseurs et notes de frais qui ont été scannées sur Artizen ;
- Un fichier Excel contenant le détail des factures pour faciliter l’intégration dans son système de comptabilité.
Vous serez aussi destinataire de ce mail pour avoir chaque mois accès à ces informations.
Je suis patron, puis-je créer des comptes pour mes salariés ?
Tout à fait. Il vous suffit de vous rendre dans votre profil (dans « Mes options ») et de cliquer sur « créer un compte salarié». Vous aurez besoin d’une adresse mail (différente de celle du compte patron), d’un mot de passe, d’un nom et prénom et d’un numéro de téléphone (qui peut être le même que le compte patron) pour créer un compte salarié.
Vous pouvez également contacter le service client si vous avez besoin d’aide pour créer un compte salarié
Depuis l’application, vous pouvez facilement accéder aux comptes de vos salariés.
Depuis l’interface web, vous pouvez visualiser toutes les interventions de vos salariés, rentrer dans leurs fiches d’intervention, gérer directement les devis et les factures.
Les modifications faites sur l’application sont-elles prises en compte sur mon espace web et inversement ?
Oui, tous les supports sont interconnectés. Toutes les modifications que vous faites sur un des supports (smartphone, tablette, ordinateur) sont directement mises à jour sur les autres.
Les modifications faites par vos salariés dans leurs compte-salariés sont immédiatement consultables après actualisation, sur le compte patron. Vous pouvez ainsi visualiser les photos en direct ou voir la note laissée par votre salarié dans la fiche d’intervention.
Peut-on modifier les informations de l’entreprise si je suis un salarié ?
Non. Les informations de l’entreprise ne sont modifiables que depuis le compte « patron ». En dehors de cela, les informations et fonctionnalités sont les mêmes.
Je suis autoentrepreneur, puis-je utiliser Artizen en étant en règle ?
Bien sûr ! Lors de la phase d’inscription, Artizen prend connaissance de votre statut pour configurer votre espace. La mention de l’article 293B du CGI sur l’exonération de TVA apparaitra sur toutes vos factures si vous cochez la case « autoentrepreneur » dans votre profil (« Mes options »).
Mon agenda Artizen
Qu'est ce qu'une fiche d'intervention ?
La fiche d’intervention Artizen permet de centraliser l’ensemble des informations d’un rendez-vous client à un seul endroit :
- Les informations de contact du client ainsi que des photos ou des notes du chantier ;
- Les devis liés à cette intervention ;
- Les factures liées à cette intervention.
Pourquoi donner un titre à une intervention ?
Donner un titre à une intervention personnalisé peut être très pratique.
Exemple : « Dupont – Réparation fuite »
D’abord parce que ce titre vous permet de visualiser directement depuis l’agenda la nature de l’intervention que vous allez réaliser. Ensuite vous allez pouvoir retrouver cette intervention en renseignant son nom dans la barre de recherche de l’agenda. C’est également ce titre qui vous permettra de dupliquer l’intervention pour ne pas avoir à en ressaisir toutes les informations.
Peut-on dupliquer une intervention ?
Oui !
Il vous suffit de créer une nouvelle intervention, de cliquer sur « Titre de l’intervention » et de sélectionner dans le menu déroulant le nom de l’intervention que vous souhaitez dupliquer. Vous retrouverez dans cette nouvelle fiche d’intervention les notes, les photographies et les fichiers associés à l’intervention d’origine.
Vous aurez également accès à l’historique des devis et factures de cette intervention. À noter que le nom de l’intervention est modifiable tout en conservant toutes les informations associées.
Peut-on rechercher une intervention ?
Oui !
Il vous suffit de sélectionner l’onglet « Agenda » et de cliquer sur le champ « Rechercher une intervention » si vous utilisez un ordinateur, ou de cliquer sur la loupe si vous utilisez votre téléphone ou votre tablette.
Vous rentrez alors le nom de l’intervention que vous recherchez ou le nom du client en question. Vous pouvez également rechercher une intervention par son adresse. Cette fonction vous permet de retrouver très facilement tous les documents associés à cette intervention (devis, factures, notes et photographies).
Les interventions sont également regroupées directement dans la section « Mes clients ». En cliquant sur la fiche du client concerné, vous pouvez voir toutes les interventions qui lui sont associées.
Peut-on visualiser notre agenda sur l'application Artizen ?
Oui !
Cependant, depuis un téléphone ou une tablette, on ne peut visualiser qu’un seul agenda à la fois. Si vous êtes connecté au compte patron, il vous suffit de sélectionner le compte de vos salariés dans l’onglet « Profil » pour visualiser leur emploi du temps. Les comptes salariés ne peuvent visualiser que leur propre agenda.
Puis-je modifier les informations concernant un rendez-vous ?
Oui, vous pouvez modifier vos informations de rendez-vous à tout moment.
Il vous suffit, sur téléphone de cliquer sur la fiche d’intervention puis de cliquer sur n’importe quel champ (le nom, prénom, l’adresse etc.) pour accéder à l’espace de modification des informations. Une fois vos changements effectués, il vous suffit de cliquer sur « enregistrer les modifications ». La fiche d’intervention est à jour.
Sur ordinateur, le fonctionnement est similaire : en cliquant sur la fiche d’intervention, vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône en forme de crayon située en bas à gauche.
Puis-je bloquer des créneaux pour des événements personnels dans mon agenda ?
Oui. Il vous suffit de cocher la case « RDV personnel » dans la création d’intervention, de remplir le champ libre et de sélectionner le créneau horaire correspondant. Une fois validées, les plages horaires personnelles apparaissent en bleu foncé dans votre agenda.
Puis-je suivre une intervention sur plusieurs jours / mois / semaines pour un même client ?
Vous avez la possibilité de donner un titre à chacune de vos interventions et ainsi suivre les différentes étapes de votre chantier.
Prenons un exemple : vous passez chez un client pour faire un devis. Vous créez donc une fiche d’intervention dans votre agenda pour cela. Quelques jours après, votre client valide ce devis, vous reprenez donc RDV avec lui pour effectuer le chantier. Vous pouvez bloquer un nouveau créneau dans votre agenda pour cela en renseignant simplement le titre de l’intervention. Nous importerons alors toutes les informations de contact et les anciens devis liés à votre intervention. Vous n’aurez plus qu’à effectuer le chantier et transformer le devis en facture en 1 clic.
Mes devis & factures
Comment faire une facture ou un devis sur Artizen ?
Sur Artizen, vous avez le choix :
Soit vous réalisez un devis ou facture directement sur une intervention. Ainsi, pour éditer un devis ou une facture, il vous suffit de créer une fiche d’intervention depuis l’agenda et de vous rendre dans l’onglet ‘Devis’ ou ‘Facture’ de la fiche d’intervention.
Soit vous pouvez aller directement dans l’onglet « Mes factures » et cliquez sur le bouton en haut à droite « Créer une nouvelle facture », ou allez dans l’onglet « Mes devis » et cliquez sur le bouton « Créer un nouveau devis » en haut à droite pour éditer un document. Notez qu’en utilisant cette méthode, vos documents ne seront plus liés à une intervention.
Vous retrouverez l’ensemble de vos factures finalisées dans l’onglet ‘Mes factures’ de l’outil et l’ensemble de vos devis dans l’onglet ‘Mes devis’.
Puis-je personnaliser le modèle des devis et factures ?
Le modèle des devis et factures d’Artizen se veut simple et efficace. Il vous est possible de personnaliser vos documents via votre onglet Profil => Mes options :
- En modifiant le modèle de devis et factures. Artizen en possède trois.
- En y ajoutant le logo de votre entreprise ;
- En modifiant les mentions ajoutées aux devis et factures. Certains clients ajoutent même leurs conditions générales de ventes (CGV) dans leurs factures.
Mes factures sont-elles aux normes ?
Oui les factures respectent :
- Le formalisme nécessaire en mentionnant les informations obligatoires (dates, coordonnées client, numéro de TVA etc.) ;
- La chronologie (pas de sauts de factures) qui permet de retracer la comptabilité sur une période donnée. De plus, elles peuvent être envoyées aux comptables ou à l’administration fiscale.
Puis-je changer la numérotation de facture en cours d’année ?
Oui tout à fait. Il vous suffit de pouvoir le justifier d’une raison valable. L’essai d’un nouveau logiciel de devis et facturation est une justification légitime et suffisante aux yeux de l’administration. Il vous suffira de le notifier à votre comptable lorsque vous lui transmettrez vos factures.
Puis-je supprimer mes factures ?
La suppression des factures n’est pas possible car notre logiciel respecte la législation en vigueur. Les factures doivent respecter une logique chronologique sans qu’il y ait de trou dans cette chronologie.
Mais pas de panique, nous avons tout prévu ! Vous pouvez rédiger une facture d’avoir qui permet soit d’annuler totalement la facture, soit de la modifier et cela en trois clics.
Par ailleurs, pour éviter cela, il vous suffit d’utiliser les factures provisoires (que vous pouvez partager avec votre client) avant un envoi définitif.
Qu'est-ce qu'une facture d'avoir ?
La facture d’avoir est une facture qui permet de modifier (à la hausse ou à la baisse) ou de supprimer une facture qui a déjà été validée. En effet, une fois la facture originale émise, elle ne peut plus être modifiée ou supprimée. Pour modifier ou supprimer une facture originale, il faut donc émettre une nouvelle facture appelée facture d’avoir. Cela implique :
- Qu’une facture d’avoir est toujours liée à une facture validée car elle vient la modifier ou la supprimer. Sur Artizen, c’est très simple, je retrouve ma facture envoyée au client dans la fiche d’intervention et je la modifie pour créer ma facture d’avoir.
- La facture d’avoir prend un numéro spécifique (nomenclature propre aux factures d’avoir) pour ne pas avoir de saut de facture.
Comment puis-je suivre mes devis et relancer mes clients efficacement ?
Vous pouvez donner 3 statuts à vos devis :
- Accepté par le client
- En attente
- Abandonné
Vous pouvez retrouver et trier les devis dans « mes devis ». Il vous suffit de sélectionner les devis entre deux dates d’émission et de sélectionner un filtre (par exemple : en attente). Vous retrouvez alors tous les devis émis entre ces deux dates et qui n’ont pas encore été validés par vos clients. Vous pouvez les relancer facilement en visualisant les devis et en utilisant le bouton « renvoyer le devis au client ».
Ensuite, vous disposez d’une option de tri complète et personnalisable pour vos devis. Vous pouvez régler l’affichage en cliquant en haut à gauche sur l’outil de tri. Il permet de choisir les informations à afficher, telles que la date du dernier envoi par mail au client, le montant total, le nom du client de facturation, et bien d’autres.
Comment puis-je suivre mes factures ?
Concernant les factures, vous pouvez donner 3 statuts à vos devis :
- Payée
- Impayée
Vous pouvez retrouver et trier les factures dans « mes factures». Il vous suffit de sélectionner les factures entre deux dates d’émission et de sélectionner un filtre. Vous retrouverez alors toutes les factures émises entre ces deux dates. Pour les factures impayées, vous pouvez facilement les relancer en sélectionnant les factures via le bouton en forme de cercle, puis en choisissant « Relancer les factures sélectionnées ».
Ensuite, vous disposez d’une option de tri complète et personnalisable pour vos factures. Vous pouvez régler l’affichage en cliquant en haut à gauche sur l’outil de tri. Il permet de choisir les informations à afficher, telles que la date du dernier envoi par mail au client, le montant total, le nom du client de facturation, et bien d’autres.
De même, en cliquant en bas à gauche sur « Types de factures », vous pouvez sélectionner afin d’ afficher ou non les factures d’acomptes, les factures d’avoirs, ou les deux.
Dans quel cas une facture est-elle non payée ? Comment puis-je changer ce statut ?
Toutes les factures réglées par espèce ou carte bancaire sont enregistrées comme « payées » car vous avez la certitude d’avoir touché l’argent.
En revanche, les factures réglées par chèque, virement bancaire ou non-renseignée sont enregistrées comme « non-payées ». Vous pourrez changer ce statut lorsque vous constaterez le paiement effectif sur votre compte bancaire. Vous pourrez alors cocher la case payée et le statut sera modifié.
Paiement
Comment puis-je être sûr que le paiement est sécurisé ?
ARTIZEN utilise une technologie de paiement sécurisée pour garantir la sécurité de vos informations de paiement via un prestataire certifié. Nous utilisons des protocoles de cryptage de pointe pour protéger les données et empêcher les fraudes.
Quelles sont les méthodes de paiement acceptées ?
Vous pouvez accepté des paiements de toutes natures sur Artizen (virement, espèces, chèque…). La fonctionnalité de paiement proposée sur Artizen utilise le virement bancaire (instance ou pas).
Combien de temps faut-il pour que le paiement soit traité et ma facture marquée comme payée ?
Le délais de paiement mais en général il devrait être traité immédiatement et votre facture devrait être marquée comme payée dans les quelques secondes qui suivent. Une fois le paiement confirmé, vous recevez une notification sur votre compte Artizen. Le délai d’exécution du virement dépend ensuite de votre banque.
Dans certains cas, il peut y avoir un léger délai de traitement, mais en général, un paiement immédiat devrait être traité et marqué comme payé.
Y a-t-il des frais supplémentaires pour utiliser cette fonctionnalité de paiement en ligne ?
Nous facturons un montant de 1€ à chaque transaction réalisée en plus d’un forfait de 15€ HT par mois. Nous avons fait le maximum pour rendre cette fonctionnalité abordable étant donné que la plupart des autres solutions prennent un pourcentage de chacune de vos factures pour se rémunérer (jusqu’à 5% du montant de la facture).
Puis-je recevoir une confirmation de paiement une fois que ma facture est payée ?
Oui, ARTIZEN envoie une notification de réception de paiement sur votre compte ARTIZEN une fois que votre paiement est traité. Par ailleurs retrouvez dans votre espace Profil, puis Mes paiements, un tableau de suivi de vos paiements.
Est-ce que cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de factures ou y a-t-il des restrictions ?
La fonctionnalité de paiement en ligne est disponible pour toutes les factures ARTIZEN.
Comment puis-je contacter le service clientèle si j'ai des problèmes avec le paiement en ligne ou si j'ai des questions sur ma facture ?
Vous pouvez contacter notre service clientèle par téléphone ou par e-mail pour obtenir de l’aide avec le paiement en ligne ou pour toute question relative à votre facture. Les coordonnées de notre service clientèle sont disponibles dans l’application et le site ARTIZEN.
Comment puis-je annuler un paiement ou demander un remboursement ?
Malheureusement les demandes d’annulation et de remboursement ne se passent pas au niveau d’ARTIZEN. Si vous avez reçu un virement bancaire erroné, vous devez contacter votre client directement pour résoudre le problème.