Quelles sont les normes à respecter lors de l’édition de vos factures ?
Éditer des factures en respectant les normes légales est souvent un casse tête pour les artisans. Suite à la vidéo réalisée à ce sujet, Artizen s’est fixé pour mission de détricoter les normes pour proposer un guide simple et efficace qui vous expliquera comment s’assurer que vous êtes dans les clous !
Cela peut sembler très complexe au premier abord mais il suffit de suivre les trois grandes règles détaillées ci-dessous pour ne plus jamais avoir de problèmes avec son comptable :
- Faire figurer toutes les mentions légales sur les factures ;
- Mettre en place une numérotation chronologique et continue ;
- Passer obligatoirement par une facture d’avoir pour annuler ou modifier une facture.
Les mentions légales
Il y a une très longue liste de mentions qui doivent apparaitre obligatoirement sur vos factures. Pour vous simplifier la vie, nous les avons classées en 4 rubriques.
- Les informations du client :
- Nom ;
- Adresse postale ;
- Adresse de facturation si différente de l’adresse postale.
- Les informations de votre entreprise :
- Dénomination sociale (nom de votre entreprise) ;
- Adresse postale ;
- N°SIREN ;
- N° RCS ;
- N° de TVA (si redevable de la TVA) ;
- Capital social et forme de la société (EURL, EIRL, SARL, SAS etc.).
- Les informations concernant la prestation réalisée :
- Date d’émission de la facture ;
- Numéro de la facture ;
- Date de réalisation de la prestation ;
- Quantité de chacun des produits / services ;
- Prix unitaire HT de chacun des produits / services ;
- Taux de TVA pour chaque ligne de produit / service ;
- Prix total HT de la prestation ;
- Montant total de la TVA ;
- Prix total TTC de la prestation.
- Les informations relatives aux règlements (échéance, pénalités de retard etc.) :
- L’échéance de paiement (date à laquelle le paiement doit être fait au plus tard) ;
- Taux de pénalité exigible le jour suivant la date de règlement ;
- Montant des frais de recouvrement.
La numérotation des factures
Ici, la règle est simple. Cependant, si la facturation est faite à la main sur le terrain, les erreurs humaines peuvent vite arriver.
Chaque facture prend un numéro qui lui est propre et unique. La numérotation doit suivre un ordre logique, chronologique et surtout sans « saut » ou trou dans cette numérotation. Concrètement, si la dernière facture émise a le numéro 143, la facture suivante devra obligatoirement prendre le numéro 144.
Annulation ou modification d’une facture déjà émise
Si une facture a déjà été émise (c’est-à-dire qu’elle a reçu un numéro), elle ne peut plus être effacée. Vous ne pouvez pas considérer qu’elle n’a jamais existé même si vous avez fait une erreur et que vous voulez la corriger.
Pour l’annuler ou la modifier (à la hausse, à la baisse, changer une ligne, etc.), il faut que vous émettiez une facture d’avoir. Les factures d’avoir sont des factures « particulières ». Elles prennent une numérotation spécifique avec les mêmes règles de chronologie et sans saut. Il convient aussi de mentionner le numéro de la facture d’origine (celle que vous voulez modifier).
Par exemple, si vous voulez annuler totalement une facture, il vous suffit de créer une facture d’avoir avec les mêmes lignes que la facture précédente et de mettre les montants de chaque produit / service en négatif. Vous pouvez annuler une facture en créant une facture d’avoir en 2 clics sur Artizen.
L’avantage d’utiliser un logiciel pour sa facturation est d’être certain de respecter ces trois règles le plus simplement du monde, sans risque d’erreur et sans perdre un temps précieux.
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Découvrez la vidéo témoignage de Jean-Baptiste sur notre site internet pour avoir quelques conseils d’un professionnel de la facturation.
