Fiches de chantier, facturation, annuaire clients…
Pourquoi centraliser tout dans une même solution de gestion ?

Quand on est artisan du bâtiment, gérer son administratif et son activité peut prendre beaucoup de temps. Or, le cœur de métier d’un artisan n’est pas là, il est dans l’exercice de ses compétences sur le chantier.
Pour gagner du temps et se concentrer sur le terrain, il y’a une solution. LA bonne réponse peut être une solution de gestion qui centralise tous les autres aspects du métier ! Cela permet de gagner en efficacité en évitant certains écueils :

Fini les aller-retours entre le papier et l’informatique !

Que ce soit pour l’agenda, les fiches de chantier, les devis ou les factures, on se tourne traditionnellement vers le papier quand on est dans le secteur du bâtiment. Il y a plusieurs avantage de l’ancienne école. On peut aller sur le terrain avec son classeur, prendre des notes, faire une facture directement après l’intervention … Pour allier cela avec les bénéfices de l’informatique, beaucoup de professionnels rentrent leurs documents(bons de commande, factures ou autres) sur un logiciel de gestion une fois arrivé au bureau.

Or, ce fonctionnement a de nombreux inconvénients évitables : feuilles volantes sur le terrain, stockage ou temps passé à numériser le papier au bureau, propreté des documents remplis à la main sur le chantier, etc. Dès lors, s’équiper d’une application tout-en-un est la bonne solution pour ne plus faire la navette entre les papiers du terrain et les logiciels du bureau ! Pour ce faire, il faut un outil qui soit utilisable à la fois sur ordinateur et sur smartphone/tablette depuis le terrain.

Cela permet d’avoir tous ses « outils » dans sa poche, partout et tout le temps. Cela permet également de ne pas perdre d’information entre le terrain et le bureau. En effet, grâce à la synchronisation des fiches de chantiers, les prises de rendez-vous et les informations du terrain circulent de manière fluide ! Vous n’aurez plus jamais le problème de ne pas réussir à remettre la main sur une facture ou une fiche d’intervention.
Même chose pour la gestion du planning. Elle vous permet de simplifier la communication si vous avez plusieurs techniciens sur différents chantiers.

Un lien direct entre agenda, fiches de chantier et système de facturation

Par ailleurs, passer sur des solutions informatiques ne saurait être une fin en soi. En effet, si vous multipliez les logiciels et applications (un pour l’agenda, un pour les factures, un pour l’annuaire de vos clients…). Le problème ne sera pas résolu totalement le problème car vous ne pourrez pas gérer conjointement l’ensemble de ces éléments.

Pour aller au bout de la logique, nous conseillons donc de centraliser au maximum les fonctionnalités dans une seule et même solution. Ainsi, vous pourrez naviguer librement entre les fiches d’intervention, les devis/factures rattachés, les fiches clients, etc. Chacun de ces documents reprenant automatiquement les informations utiles dans les précédents, vous gagnerez beaucoup de temps. Par exemple, les informations du client reportées automatiquement de la fiche d’intervention à la facture.

C’est dans cette optique que nous avons développé Artizen main dans la main avec une communauté d’artisans ! Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre site internet et notre page Facebook.

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Pourquoi et comment choisir un logiciel de gestion lorsqu’on est artisan du bâtiment ?

On a souvent peur de la nouveauté, peur du changement, et c’est bien normal ! A première vue, changer de manière de travailler et intégrer un nouveau logiciel de gestion peut faire peur. 

Dans cet article, nous vous donnont quelques conseils pour le passage sur une solution comme Artizen. Alors, que si vous utilisez un autre logiciel, que vous soyez séduit par Artizen ou bien que vous travailliez encore à l’ancienne sur Word et Excel, cet article est fait pour vous ! 

Se mettre dans le bon état d’esprit

Il faut tout d’abord bien identifier l’intérêt qui est le vôtre à opérer ce changement. Pour cela, essayez de déterminer les gains que vous obtiendrez en changeant d’outil. (dans le cas d’Artizen, gain de temps, de rigueur et de fiabilité). et/ou de bien comprendre la contrainte qui vous fait changer (obligation de la facture électronique par exemple).

Il est également nécessaire de s’assurer en amont que les fonctionnalités de l’outil répondront à vos besoins essentiels. Par exemple, si vous gérez votre planning ou ceux de vos salariés, un simple logiciel de facturation ne suffira pas. Il faut identifier les tâches de gestion quotidiennes sur lesquelles vous pourriez gagner du temps. Pour bien réussir cette étape, voici quelques axes de réflexion :

• Quelles tâches réalisez-vous au quotidien qui pourraient être réalisées beaucoup plus rapidement par un ordinateur ?
• Qu’est ce que votre logiciel actuel ne fait pas que vous voudriez pouvoir faire depuis votre solution de gestion ?
• Quelles tâches pourraient gagner à être gérées conjointement depuis la même interface (par exemple planning et fiches d’intervention ou fiches d’intervention et factures…)

Mais trouver le logiciel parfait en théorie ne suffit pas. Pour transformer l’essai, il faut s’assurer que sa prise en main vous garantisse une maîtrise technique de l’outil qui vous permettra d’en tirer tous les bénéfices.

Maitriser techniquement l’outil : un prérequis essentiel

L’enjeu technique est essentiel dans le choix de l’outil de gestion : il faut trouver l’outil qui s’adapte au mieux à sa manière de fonctionner (travailler depuis un ordinateur ou depuis un smartphone, automatiser beaucoup de tâches ou garder la main sur les différentes étapes, etc).

Une fois que le choix de l’outil, il faut accepter. Il s’agit de passer un petit peu de temps à “jouer avec” pour se familiariser avec son fonctionnement. C’est ce que l’on appelle le “coût d’entrée” : un peu de perte de temps au début pour en gagner beaucoup par la suite. Chez Artizen, pour réduire au maximum ce coût d’entrée, nous souhaitions créer une solution très simple d’utilisation et donc rapide à prendre en main. Cela permettra également de réaliser un gain de temps au quotidien une fois le logiciel pris en main !
De plus, nos équipes, qui accompagnent nos clients tout au long de leur utilisation d’Artizen et mettent en place des accompagnements spécifiques pour ceux qui réalisent leurs premiers pas !

Vous l’aurez compris, l’aspect technique de l’outil ne doit pas être un souci pour vous. Pour cela, prenez le temps de poser vos questions au service client. Vous pouvez regarder les tutos sur le site internet et la page YouTube. Enfin il est possible d’utiliser la page Facebook de la marque pour poser des questions et trouver des informations.  

Dans tous les cas, nous n’avons qu’un conseil à vous donner : contactez nous pour bénéficier d’une démonstration gratuite et rapide !

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Pour les artisans du BTP, il est essentiel de se poser les bonnes questions pour choisir son logiciel de gestion BTP. C’est quand même grâce à lui que vous allez pouvoir récolter le fruit de votre activité !

Mais le choix de son logiciel de gestion est bien souvent compliqué pour deux raisons principales :

• Aucun ne va correspondre parfaitement à vos habitudes quotidiennes. Il faudra donc accepter de changer certaines d’entre elles.
• Il existe beaucoup de solutions de facturation ; vous ne serez donc jamais sûr d’avoir fait le tour de l’offre du marché et de ne pas rater une meilleure opportunité.

Chacun aura ses propres critères de choix. Voici des pistes qui peuvent vous aider à faire confiance à une solution.

La gratuité est rarement gage de qualité

Pour faire le tri, les logiciels gratuits de facturation pour les artisans du BTP peuvent souvent être écartés d’emblées pour plusieurs raisons :

• Développer un outil représente un coût important si on veut le rendre performant et fiable : il s’agit d’un coût de départ pour créer l’outil (conception, design puis codage) puis d’un coût de maintenance (pour corriger les éventuels bugs et faire évoluer l’outil pour prendre en compte les retours des utilisateurs) ;
• Le service client représente un incontournable dont vous avez besoin pour vous servir correctement de votre outil : pour être accompagné dans la prise en main de l’outil ou bien pour être dépanné lorsque cela est nécessaire.

Le prix doit être transparent

Autant la gratuité n’est pas forcément à choisir autant la transparence sur les prix est un critère de choix important car il existe de nombreux excès. Vous trouverez différents modèles de prix :

• Ceux qui proposent d’acheter un logiciel et qui vous fera payer des mises à jour régulièrement ;
• Ceux qui affichent un prix auquel il faudra ensuite rajouter les options. Attention à ce qu’il y a vraiment dans le pack de départ ; Il faut souvent souscrire aux options rien que pour pouvoir s’en servir ;
• Enfin, l’offre la plus rassurante et la plus sérieuse propose un abonnement unique avec ou sans engagement pour l’ensemble de ses fonctionnalités.

Bien sûr, il est essentiel de pouvoir bénéficier d’une période d’essai gratuite et sans engagement. Attention aux solutions qui vous demandent de renseigner des données bancaires pour accéder à la période d’essai …

Chez Artizen, on ne se perd pas dans les prix , il y a un tarif unique et un essai de la solution.

La fiabilité du logiciel de gestion doit être attestée par un tiers de confiance

Loin des beaux discours et du marketing, votre outil de gestion vous permet aussi et surtout de respecter la loi. C’est pourquoi il est très important de pouvoir attester du sérieux de la solution que vous choisissez. Pour cela, il y a deux moyens principaux pour se faire un avis :

• La réputation de l’outil : quel est son historique ? Qui me l’a recommandé ? Il est maintenant très simple de trouver un panel d’avis sur internet.
• Les agréments ou autres recommandations émanant des pouvoirs publiques ou d’acteurs de référence. Cela permet de lever tous les doutes sur une solution.

Dans le cas d’Artizen, nous pouvons par exemple attester du sérieux de notre solution :

• Nous avons construit l’outil Artizen, accompagnés d’un groupe de travail composé d’artisans et d’experts comptables. On a ainsi allié la rigueur nécessaire à la vision terrain dont un opérationnel a besoin.
• Nous avons fait le choix de faire auditer la solution par l’ordre des experts comptables afin d’attester du sérieux de l’outil. Vous retrouverez d’ailleurs Artizen référencé sur la plateforme des outils numériques de l’ordre des experts comptables https://www.plateformeoutilsnumeriques.com/#/Logiciel/220/Categorie/outils)

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